Publikace

Publikace

Jak si psát se státem a obchodními partnery?

Víte jaké jsou nejbezpečnější formy komunikace a jaké jsou jejich zásady? Čtěte více ...

Jak si psát se státem a obchodními partnery?

Zdálo by se, že komunikace se soudy, s orgány veřejné správy a s obchodními partnery je věc triviální, každodenně odzkoušená a nevyvolávající žádné otázky. Realita je však zcela opačná. Zažité postupy a mechanismy komunikace jsou mnohdy vadné a ve chvíli, kdy má přijít na dokazování u soudu, zcela nedostačující. V tomto článku se pokusím poukázat na několik zásad a pravidel, které by mohly být užitečné pro vytváření vnitřních postupů pro komunikaci společnosti navenek.

  1. Emaily

Jak nový občanský zákoník, tak i další předpisy v současné době jasně deklarovaly, že emailová resp. elektronická komunikace je postavena zcela naroveň komunikaci písemné. Je třeba výše uvedené nezaměňovat s formou smlouvy, která může být například obligatorně písemná.

Email slouží jako důkaz, stejně jako písemnost. Potíž s emailem, jakožto důkazem u soudu, nastane ve chvíli, kdy adresát prohlásí, že takový email nikdy neobdržel.  V té chvíli musí odesílatel prokázat, že email odeslal a současně ještě by měl prokázat, že adresát email obdržel. Což může být v praxi velmi složité ne-li nemožné. Jako praktické se jeví dávat do kopie (obyčejné, či skryté) odesílatelovu emailovou adresu, či jinou adresu, ke které bude mít odesílatel přístup. Email, coby důkaz, získá významně na hodnotě ve chvíli, kdy je podepsán tzv. elektronickým zaručeným podpisem (dále jen „EZR“). Zřídit si EZR není dnes již problém ani časový ani finanční. V případě použití EZR se totiž takzvaně „obrací důkazní břemeno“. Adresát v tomto případě musí prokázat, že email neobdržel, pokud jeho doručení sporuje. Výše uvedené platí jak pro emailové zprávy orgánům veřejné správy a soudům tak i vůči soukromým osobám (obchodním partnerům). Používání EZR mohu tedy vřele doporučit.

Pouze pro dokreslení upozorňuji na to, že pokud byste zasílali soudu podání pomocí emailu tzv. prostého, bez EZR, je to možné a doručeno máte v den doručení tohoto emailu, ale je nutné do tří dnů tuto zprávu doplnit o písemné vyhotovení podání, popř. podat věc do tří dnů datovou schránkou či za pomoci EZR.

  1. Datová schránka

Pokud si budete dopisovat se státem nebo se soudem, lze jednoznačně doporučit používání datové schránky. U datové schránky resp. u ISDS, garantuje stát jeho funkčnost a také za ni odpovídá. Nemusíte se tak starat jako u emailů, zda je vše v technickém pořádku. U datových schránek je dobré vědět, že všechny zprávy, které byly do datové schránky doručeny od posledního přihlášení, jsou doručeny ve chvíli, kdy se do schránky tzv. nalogujete, resp. když „odkliknete“ vstupní okénko, a to i přesto, že si samotnou zprávu neotevřete nebo nepřečtete. V případě, že se do své datové schránky delší dobu nenalogujete, jsou desátým dnem doručeny všechny zprávy, které byly do datové schránky dodány před deseti dny, a to tzv. doručením fikcí.

Jinak je tomu v situaci, kdy zasíláte vy něco datovou schránkou soudu nebo orgánu státní správy. Vaše zpráva, je takto doručena v okamžiku, kdy je dostupná podatelně toho kterého orgánu či úřadu. Není potřeba, aby ve stejný okamžik byla skutečně otevřena, přečtena a není ani dokonce potřeba, aby se oprávněná osoba do schránky nalogovala. V tomto případě také neplatí ona deseti denní lhůta pro fikci doručení.

Doručování zpráv mezi soukromými subjekty (obchodními partnery) pomocí datové schránky není příliš rozšířeno s ohledem na to, že se jedná o speciální službu, kterou musejí mít zřízenu jak adresát, tak i odesílatel. Je možno očekávat, že v budoucnu se tato situace změní.

Závěrem bych doporučil používání emailů a datových schránek tak, abyste byli schopni jednotlivé zprávy a jejich odeslání v budoucnu použít jako důkaz u soudu, což obnáší nutnost jejich řádné a přehledné evidence a archivace.

 

Mgr. Martin Švehlík, advokát

SAMAK právo & daně

Odkaz na epravo.cz.

  • $title
  • $title
  • $title
  • $title
  • $title
  • $title
  • $title