Společnost s ručením omezeným přijala na dobu rodičovské dovolené dlouholeté účetní její zástupkyni, která byla vedení firmy doporučena právě samotnou zmiňovanou, na 3 roky odcházející účetní.
Po cca 20měsíčním, a ne zcela profesionálním působení zastupující účetní potřebovala společnost získat od banky nový úvěr, jehož případné přidělení ale bankovní ústav podmiňoval předložením auditu účetnictví.
Před oslovením auditorské společnosti se vedení společnosti v určité předtuše, aby auditoři eventuálně neobjevili chyby ve vedení účetnictví nějakého většího rozsahu, obrátilo na poradenskou kancelář, kterou pověřilo provedením předběžné kontroly správnosti účtování a aplikace vnitropodnikových směrnic.
Pracovníci poradenské kanceláře, kteří předpokládali rutinní činnosti, co zaberou maximálně 3 dny jejich práce, se však nestačili tomu, co objevili, divit.
Mezi jejich nejzávažnější zjištění patřily tyto nedostatky:
- v rámci prodeje z malého e-shopu nebyly spárovány zálohové platby s vyúčtovacími fakturami;
- operace, u nichž si nebyla účetní jista kontací, účtovala na spojovací účet 395 a na něm k velkému překvapení ponechala zůstatek;
- přírůstky na bankovním účtu (jednalo se o skutečně velké množství položek), které byly evidentně tržbou za zboží, byly účtovány ve prospěch účtu ostatních výnosů;
- úroky z úvěru byly účtovány spolu s jistinou, tedy ne nákladově;
- zůstatky na účtech DPH, daně z příjmů a daně z nemovitých věcí nekorespondovaly v řádu statisíců s údaji z daňové informační schránky;
- v mnoha případech byly chybně zúčtovány kurzové rozdíly;
- účtování stravenek bylo chaotické a jejich zůstatky nebyly zachyceny na účtu cenin;
- nebyl používán účet 513 náklady na reprezentaci a všechny nedaňové náklady (nápoje, potraviny apod.) byly účtovány jako daňově účinná spotřeba materiálu;
- byly špatně zaúčtovány mzdy a odvody na zdravotní a sociální pojištění;
- zaúčtování měsíčních přiznání k DPH nekorespondovalo s údaji v těchto přiznáních obsaženými;
- zůstatky na účtech majetku neodpovídaly účetním zůstatkovým cenám v evidenci v subsystému Dlouhodobý majetek;
- neexistovaly záznamy, podle nichž by bylo možno ověřit hodnověrnost zůstatků na účtech zboží a zásob (nebyly provedeny inventury);
- bylo podáno dodatečné přiznání k dani z příjmů, v rámci, něhož byly ale sestaveny nové výkazy (rozvaha a výsledovka), opravy tak namísto do nového roku byly účtovány do již uzavřeného období.
I přes veškerou snahu poradenské kanceláře se nepodařilo zinventarizovat rozvahové účty, zejména účty odběratelů a dodavatelů. Dále nebylo možné rozklíčovat pohyby na účtech DPH a daně z příjmů a nepodařilo se rovněž zjistit stav nejen přijatých, ale i poskytnutých záloh.
Situaci tak bylo nutno řešit rekonstrukcí účetnictví za poslední kalendářní rok, která byla velmi, a to nejen časově náročná a znamenala pro majitele společnosti nemalé náklady, s nimiž původně vůbec nepočítali.
K auditu pak mohlo dojít až mnohem později, a úvěr tak společnost logicky získala až poté, co bylo dáno účetnictví do pořádku, nicméně tuto skutečnost banka vyhodnotila jako určité riziko a nabídla méně výhodné úrokové podmínky.
